Когда счета, договоры и акты согласуют в электронной почте и мессенджерах, участники быстро теряют актуальную версию документа. Неясно, кто должен принять решение, почему возникла задержка и можно ли уже передавать документ в оплату или ЭДО. Руководителю приходится вручную собирать статус у нескольких сотрудников.
Как выстраивается маршрут
Мы описываем типы документов, обязательные реквизиты и правила согласования. Маршрут может зависеть от суммы, юридического лица, подразделения или категории расходов. Система назначает согласующих последовательно или параллельно, напоминает о сроках и возвращает документ инициатору с зафиксированной причиной, если нужны исправления.
Интеграция и контроль
После утверждения документ и его статус передаются в 1С, CRM или систему электронного документооборота. В журнале сохраняются версии, решения, комментарии и время прохождения каждого этапа. Права доступа ограничивают просмотр и изменение документов в соответствии с ролью сотрудника.
Управленческий результат
Инициатор видит текущий статус без дополнительных сообщений, согласующие получают задачи и напоминания, а руководитель — отчёт о сроках, просрочках и этапах, на которых процесс замедляется. Оплата и подписание начинаются только после подтверждённого решения по единому маршруту.